基于Domino 技术的定制邮件群发的设计与实现研究论文

1 概述

当今社会企业与企业之间、企业与个人之间的相互交流与沟通都离不开邮件系统， 特别是在企业内部，对于一些比较重要的事件， 人们往往通过邮件系统进行沟通与反馈。随着邮件系统的普及， 人们对邮件系统的功能也在不断地提出新的要求， 邮件系统除基本的收发功能外，各种不同的邮件系统各有不同的功能， 如： 设置签名、定时发送、取回、提醒、分类、群发等各种功能， 应该说邮件系统的功能已经相当齐全了， 但是在日常工作中， 用户却提出了是否能群发邮件到指定的相关人员，且他们各自收到的邮件内容中，有部分信息是不同的。如： 员工的岗位晋升、绩效奖金的发放通知， 其中的岗位晋升等级、绩效奖金每位员工是不同的，如果一封封的邮件发送，工作效率极其低下且容易出错， 为此， 希望能提供一个平台进行一次性发送。

2 需求分析

针对用户的需求， 需要实现的关键功能点是： 群发对象可定制， 群发的邮件内容可定制。如果基于现有的邮件系统， 群发对象可定制是可以实现，即： 由用户在自己的个人通信录中创建群组， 并在群组中加入指定的相关人员， 但是邮件群发到这个群组时， 每个人收到的邮件内容都是同样的。实现定制邮件群发功能的实施思路：

(1) 由用户预先将指定相关人员的email 地址， 邮件内容中的定制部分内容批量录入到系统中。

(2) 在邮件内容中插入一些特别标识符，代码一旦读取到这些标识符， 就用相应的信息进行替换， 从而实现邮件内容的定制。

(3) 系统逐条获取相关人员后进行发送，一直循环到发送完所有的相关人员。

3 实现技术

由于工作中一直都在使用Lotus Domino 技术进行系统的开发与维护，公司的办公自动化系统和邮件系统也是基于LotusDomino 技术进行开发定制的， 为此， 此功能的实现就考虑利用此技术进行开发。Lotus Domino 是IBM 公司推出的消息和协作平台， 它内含灵活的审批工作流引擎开发环境，强大的文档处理能力，并具有独特的安全特性， 它还内置了邮件、日历、目录、Web等服务， 为此， 在办公领域深受广大用户的好评。本功能是在Lotus Domino 开发环境下， 采用B/S 架构， 通过LotusScript 开发工具， 结合个性化的变量替换思路， 最终通过使notesdocument 对象的send 方法实现邮件的发送。

4 实现方法

(1) 在办公应用中大家都已经非常熟悉Excel 的使用， 为此利用Excel 软件， 让用户收集好相关人员的邮件地址、姓名和定制化邮件内容，然后将其转化成txt 格式的文件。格式如下：用户名、工号、Internet 地址、变量1、变量2、变量3、变量4、目前最多可支持9 个变量。

(2) 系统将txt 文件逐行导入，每人生成一条信息， 供发送时调用。

5 实现效果

此平台目前仅仅开放给人力资源部门使用， 此平台自上线使用以来， 每年总部及子公司的各人力资源部门都会通过此平台发送各类与人事相关的定制化邮件，每年平均发送邮件50 封。此平台可以适用于需要群发定制邮件的各类场合。

5.1 信息发布功能的整合及意义

在长期的地震速报工作中总结出的经验表明， 地震信息在获取、传递、发布3 个环节上较容易出错， 这是因为在这些环节下的工作本身非常细致甚至繁琐。在传统的地震速报过程中， 信息处理需要大量的人工操作，而这些人工操作又受制于时间紧迫和紧张气氛的限制， 这就使得出错的可能性更高。从信息发布的结果来看， 任何细小的错误都可能造成很大的影响， 因此地震信息的发布过程要做到不出差错。具体造成地震速报过程中出错或耽误时间的因素有以下 几点：速报、短信、传真、网页等不同发布平台上信息的格式要求不同， 在切换、转移时人工操作易于产生疏漏， 复核也需要花费较长时间; EQIM、MSDP、MAPSIS、ARCGIS 等系统间地名存在差异， 不同地点的地震可能要以不同的地图系统为标准， 易于出错; 不同发布平台的登录、操作、发布方式不同， 产生繁复的操作。本次地震平台的开发， 整合了地震速报、短信发送、传真生成、网页发布4 项功能。这4 个平台获取的地震信息全部来自于速报平台的数据库， 因此速报平台的数据库是该软件信息来源的核心。该软件从EQIM 数据库获取到原始地震信息(包含经纬度、震级、发震时刻、深度等要素)后， 按照不同发布平台的格式要求将原始地震信息转化为对应的地震信息。在获取对应信息后， 只需要在功能界面上点击相应按钮，就可以完成对应地震信息的发布。这样做的意义有如下几点： 避免了信息转化过程中可能出现的错误， 同时节约了时间; 统一使用EQIM 地图， 地名不会出现错误;自动化程度高， 简化了不同平台间的发布操作，节约时间降低错误率。

6结语

在项目组的共同努力下， 安徽省地震速报平台顺利完成，程序的各项功能均得到了实现。安徽省地震速报平台已经在安徽测震台网试运行一年，期间运行稳定， 各项功能运转正常， 表现良好。在应对2015 年3 月14 日阜阳4.3 级地震等速报地震时， 安徽省地震速报平台发挥了重要作用，在保证信息准确性的同时缩短了发布信息的时间， 通过软件将地震速报期间的繁冗工作进行自动化处理， 减轻了值班人员的工作负担。在日常工作中， 安徽省地震速报平台切实有效地帮助工作人员提高了效能，达到了预期的效果。在今后的工作中，项目组成员将继续根据实际情况不断完善安徽省地震平台，为台网的日常工作和地震速报工作提供界面友好、功能丰富的操作平台。

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