高校办公平台信息化的优化策略研究论文

21 世纪信息化的势头十分强劲，交流与沟通更多的是利用各种通讯工具，办公无纸化、网络的便捷，信息的及时共享，真正实现了“天涯若比邻”，通信的迅猛发展带来的是更便捷、更加及时的交流，而我们的办公环境也在这种大环境下实现了无纸化，那么在无纸化的基础上，对现在的信息化环境有一个更加优化，实现更加人性化、更加完善的办公环境是非常重要的。现阶段，教育事业的日趋信息化使得人们更加倾向于办公平台的全面信息化，文件的发布和妥善的处理都需要信息及时的更新，现有办公平台的信息发布不及时会导致沟通受阻，阻碍事件的及时处理，综合性高校应利用信息技术的发展与现有人才进行办公平台的更深层次的优化。

1 高校办公平台信息化的现状分析

自上个世纪80 年代以来，互联网的高速发展远超人们的想象，传统的手工书写文件、传统信件的形式逐渐被打印、传真、电子邮件等一系列高效、便捷的办公形式所替代，从而实现了信息的及时的传输与共享。

由于国家扩招的政策，现今高校的办学规模越来越大，各高校的上级部门与各院系的基础办公室之间、教职工之间、教师与学生之间沟通的难度也越来越大，信息化的办公方式拉近了彼此的距离，使得管理者与基础办公人员的直接交流得以实现，不仅提高了办公的效率，也顺应了新时代形式下的必然的办公发展趋势。

现阶段高校的办公平台大多依托于校园网页，而校园网基础建设的不足也是制约校园办公系统完善的一大问题，大部分高校的校园网页建立较早，随着信息化大潮的影响，校园网页的脚步没有跟上学校的发展，势必也会影响办公信息化建设的脚步。

2 现有的办公平台的弊端

2.1 办公形式单一

现在的综合性高校多是应用OA 平台以及教务管理平台进行实时的办公和信息共享，而OA 平台的信息发布多是单方面的通信，只能做到“下达”而不能做到“上传”，学校发布办公任务，各二级学院进行及时处理，并通过其他通信媒介进行文件的二次收发。更多的时候，综合性高校需要的是部门与部门之间的协同，而现有的办公平台多数不能满足此要求，或者是借助于其它通讯媒介进行沟通，专业的交流平台的不完善使得高校各院系之间的相互协作出现了很大的局限性。

2.2 功能不全面

现阶段高校校园多是利用校园网页作为媒介进行办公、公告发布等信息传播方式，但是在此基础上，完善各项功能，针对不同的受众，发布不同的“干货”，确保能适应不同群体的需求，如：学生对于招生就业信息的渴求，教师针对于各种教育资源、培训会议的需要等。面向不同的群体，进行全面的规划，而并不是一味地强加一些功能，是新形势下的办公平台所必须的。

2.3 平台的安全性有所欠缺

办公信息化的主要形式为数字信息的传输，而这些信息在传输的时候常常遭受到人为或一些客观的不可抗因素的影响，比如办公人员保密意识淡薄，账号丢失，办公计算机的访问密码忘记等，未遵守基本的防范原则导致的信息泄露，或者因为计算机病毒的入侵、黒客的蓄意攻击使得办公资料被恶意盗取。

2.4 使用率不高

由于现阶段大部分高校对办公信息化平台还在起步探索和完善的阶段，还未形成健全的监督机制、使用观念和意识尚不够，并且平台的使用是否简洁明了也是关乎使用程度的一大指标。信息化社会的多元化日新月异，人们的实际工作需要也在不断变化，适应变化的办公平台才能提高自己的使用寿命，有很好的办公体验才是能持续完善办公信息化平台的保障。

3 高校信息化办公的建议

3.1 加强人才队伍建设，强化办公信息化的意识

3.1.1 开发人才队伍建设

针对现阶段各高校的普遍需求对办公平台进行模块化建设，如“办公”、“教育”、“培训”、“应用”等具体的模块，根据不同的角色可设置不同的资源查看，根据高校各种角色的不同，分别订制“办公”界面，力求将不同人群最关心的信息呈现在第一个页面，这样可避免对信息的筛选所带来的时间成本的增加，使工作页面、工作流程尽量简洁。

3.1.2 维护人才队伍建设

由于办公平台面临着大范围的使用，对于平台的维护必不可少，少部分高校正是由于平台缺少相关后期的检查与维护，办公系统的使用随着系统的崩溃也土崩瓦解，随之替代的仍是传统的办公方式，为了改变这种局面，应适当通过高校自身培养或者人才引进的方式加强对相关专业人员队伍的建设。

3.1.3 培训人才队伍建设

现今专业技术队伍的缺失对于改变传统办公形式的局面并不乐观，办公队伍的专业匮乏带来的弊端是对于办公平台的使用率低，仍然依赖于传统的办公形式，不思求变，旧管理体制下所带来的人们观念上的固步自封，应通过相关宣传和培训逐步改观，使这些人们对信息化办公的接受度越来越高，因为无论多么方便快捷的办公平台，最终都离不开办公的主体“人”，故在心理上认同、接受并高频率地使用才能创造一个良好的办公环境。

3.2 加大对办公信息化平台的投入

先进的办公的软硬件设施能适应越来越多元化的办公要求，对于配套设施的及时采购才能更好地发挥办公信息化的效能。由于智能化社会的加速发展，软硬件的更新速度越来越快，实现的功能越来越强大，可操作性以及设计的人性化都越来越先进，对于及时的采购，及时的推广使用，及时的对于办公人员的使用推广，或者是在现阶段办公平台的基础上，完善功能的人性化设计，使得平台的使用趋于稳定，根据高校的情况，对自身的需求做一个系统化的评估，选择与之相适应的软硬件设备和信誉良好的厂家进行相关的购买，为办公信息化提供良好的软硬件支持。

3.3 加强监管

对于平台的信息有一个信息的最新的发布和更新，使得平台的使用者可以分享到更多新鲜的资讯，现代社会是一个信息爆炸的时代，保持资讯的可看性是必须的。传统的通知、公告发布通过文件印发的方式得以实现，在这个崇尚效率的社会大背景下，采取无纸化的信息办公方式不仅环保，且节省了许多办公费用，繁复的工作通过信息的发布，无论何时何地都可以及时的处理，使得工作效率大幅提升。

3.4 加强监督、管理制度建设

完善一项工作离不开客观环境的约束，大多数办公平台是基于校园网页进行设置的，那么重视网络办公平台的监管才能保证它的日常运行。高校的网络中心应加强对平时办公平台的运行有全过程的监测与控制，对于办公系统信息的发布需要有必要的审批流程，既要保证信息的及时性，也要保证发布信息的真实可靠性。

3.5 加强平台的安全性建设

(1)对于平台自身，应通过相应技术手段完善系统软硬件的保密性。如通过加密盾进行登录和访问办公页面，利用信息加密算法、防火墙技术等加强网络本身的安全防范;

(2)对于使用个体本身，应加强保密和防范的意识，防止重要信息泄露。高校应加强宣传和教育，让师生们了解网络安全和办公信息化平台的使用安全的重要性，并针对具体事件可以有选择性的签订相关保密协议。对于平时自己计算机的使用应设置安全系数高的密码，安装木马病毒的防护系统，并及时修补操作系统的漏洞，对重要文件进行加密处理和备份，对浏览痕迹的清理等等一系列操作，都可以更好地保障信息化办公的安全。

4 结语

当今社会，办公平台信息化建设已然是高校顺应时代，进行自身改革和发展的必然趋势，虽然在其完善的过程中难免会碰到许多问题，客观因素的限制，但是仍要勇于探索，在跌跌撞撞中总结失败的经验，用于指导实践，便可寻求到完善的解决方法。信息化办公将是提高办公效率和质量的必经之路，而它所带来的也将是高校自身的繁荣发展。

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