高职院校学生事务管理信息化建设初探论文

【摘要】21世纪是信息化的时代，信息技术逐步影响到人们日常工作和生活的各个方面。同样，信息化技术在教育领域中所发挥的重要作用也越来越显著。利用现代信息技术服务于高校学生工作，特别是为高等职业院校这一职业培养比较强的学校服务，是学生工作适应时代发展的必然选择，也是学生工作内在规律的必然要求。因此将信息化管理技术引入到学校来进行学生管理工作，减轻管理人员工作量，提高工作效率，强化高校管理水平势在必行。

【关键词】高职院校学生事务管理信息技术

近年来，随着信息化技术的迅速发展，信息化管理系统在各行各业及各种领域中都得到了不同程度的应用。作为先进科学技术创造前沿地的高校，更是对这一应用表现出了极大的热情和依赖，尤其显著的便是学生工作的全面信息化管理，但是对于高等职业学校实现信息化管理这一先进技术的研究比较少。如何基于网络建立应用于高职院校的学生事务管理信息化平台，为提高高职院校学生工作管理水平，学生整体素质和学风建设、学生活动，有很多问题是值得探讨的。

一、高职院校学生工作事务管理信息化建设的重要性和必然性

现在我国高职院校的学生信息管理水平普遍不高，有的还停留在纸质基础上，这种管理方式存在着许多缺点，例如效率低、保密性差，而且时间一长，将产生大量的文件和数据，这给查找、更新和维护带来了不少困难。这种管理手段已不能适应时代的发展，浪费了许多人力和物力。在当今信息时代这种传统的管理方法必然被以计算机为基础的信息管理系统所代替。作为资源的一种，网络信息资源具有与其他信息资源相同的共性，即它是一种客观存在的形态，具有一定量的积累，通过它也可以作为一种生产和生活资源为社会创造财富。但是网络环境下的信息资源不同于以往任何环境下的信息资源。在网络环境下，信息以计算机可识别的方式存储于网络的某一节点上，并且可以在任何需要的时候快速地查找到相应信息。因此加快学生事务管理信息化建设已经逐步成为各高校的共识，更成为各高职院校学生工作的重点。

高职院校学生工作的主要任务除了与各高等学校有相同之处外，还有其独特的工作特点，即引领学生学以致用，培养应用型人才。所以传统的学生工作中，依靠原始方法人工完成这些信息的收集、统计、传递，一个通知要反复地通知辅导员、班主任，再告知学生，重复劳动多，效率低，时效性差，而借助计算机、网络等现代信息技术为基础的学生事务管理系统正好能克服传统方式下存在的不足。利用学生事务管理信息系统，对于各类学生管理信息进行自动处理，把结果置于网络上，全校师生可以根据自己的权限进行查询和处理各种信息。这样可以大大提高学生管理的工作效率，显著改善学生的管理水平。

二、高职院校学生工作事务管理系统构建模式及内涵

学生事务管理信息系统是一个庞大而复杂的系统工程，在这个复杂而庞大的系统内，应该有一个总揽全局的核心系统，这个核心系统应该位于中心服务器，拥有一个集合全部与学生管理有关的数据和信息资源数据中心，其他各子系统都是在这个核心系统的框架下进行建设，并且根据不同子系统的权限，可以调用数据中心的有关信息资源。

1．系统构建模式定位：网站模式，构建在校园Intranet/Internet之上的管理平台

信息技术的深入应用，正在逐渐改变人们的工作方式和生活方式，基于信息化的现代管理思想，不仅要把管理者从以往繁重的手工劳动中解放出来，提供大量的、有效的、实用的信息咨询和统计信息，而且还应让管理者在运用信息化工具的同时，获得愉快而有价值的工作体验，在工作中得到自我价值的实现与提升，从而实现信息化“以人为本”的根本出发点。近年来，基于WEB的应用系统支持技术已经很完善，基于Internet的办公模式也得到了一定程度的实现。因此，我们依据当今信息技术的发展趋势和高校、高职院校学生工作管理特性，将高校学生事务管理信息系统进一步改革，使高职院校也实现网站模式的学生事务管理信息系统，并且此系统是构建在校园Internet之上。

2．建设内涵：数字化、自动化、网络化、交互化

依据各高职院校学生工作事务管理所面临的环境、对象等需要，高职院校学生工作事务管理信息化系统平台的内涵可以概括为四个方面：

（1）信息数字化，即将学生工作的信息以数字化形式加以整理、归纳、运用和共享。这些信息包括学生个体的信息、学生集体的信息、学生家长的信息、与学生工作高度相关者的信息；

（2）流程网络化，即以信息技术来改造学生工作的传统流程和教育引导方式，实现基于信息化管理平台的学生工作运行机制；

（3）办公自动化，即依托信息技术实现学生工作的无纸（笔）化办公，同时突破传统办公形式的时空局限，使管理者在可伸缩的时空中愉快地处理学生工作事务；

（4）沟通交互化，即依托信息技术实现学院管理者、系部管理者、学生、教师等各主体之间的交互性沟通模式，增强沟通的实时性和有效度。

三、高职院校学生工作事务管理系统功能模块

围绕着高职院校学生工作事务管理平台的建设内涵，此系统的功能模块包含了我们前面所涉及的全部核心系统和子系统（功能系统），现就部分模块的基本功能，主要管理者及其主要权限作一个简要的分析。

1．核心系统

整个管理系统以核心系统为中心，建立一个数据中心，其主要作用是提供全部学生管理工作中的信息收集、处理、存储、交换以及用户管理等功能。数据中心中所存储的数据不仅包含学生自身的详细信息，而且还包括各种与学生有关的文件资料，它没有直接用户，但又同时为所有使用本系统的用户提供服务。

2．学生工作信息发布平台

除了学校网站主页上会发布最新通知和新闻之外，此平台主要发布学生部分有关通知，保证信息的及时性和公开性。面向所有用户提供服务，其统一管理权限属于学院党委宣传部，并负责信息发布的审核工作。

3．学生党建管理系统

这一系统子模块主要功能包括学生党员、学生入党积极分子的管理和培训、统计等。由于高职院校学制比较短，不能像普通本科院校一样有较长的时间培养学生党员工作，所以根据高职院校的特点，主要管理者为学生党委组织部、党校和各系部党支部，主要权限为调用数据中心学生政治面貌为“党员”或“预备党员”，或者是政治面貌为团员递交了入党申请书的学生数据，并可以进行录入、修改、审核、统计等。

4．学生后勤服务管理系统

每一学年学生住宿情况的总体安排，住宿费是否缴清，校园一卡通的办理情况，学生乘车卡的办理情况，学生证办理与补办情况等。主要管理者为负责后勤服务的管理教师。 5．学生综合测评管理系统

主要提供高职院校的学生进行综合测评成绩的网上打分与成绩计算，此系统中还包括每一学期对学生进行心理测评，并形成报表形式。主要管理者为负责此工作的学校管理教师。

6．学生日常管理系统

包括学生日常行为管理、上课考勤、请假管理、校园文化活动管理、学生处分情况管理等，其主要管理者为学生工作部门、学校团委、各系部团总支部等，负责数据的录入、修改、统计、测评等。

7．学生资助管理系统

主要功能是为困难学生提供勤工俭学的岗位选择、时间计时、国家奖助学金的申请与发放等。主要管理者为学校资助部门，负责信息的录入、修改、统计等。

8．家长互动平台

主要是为家长及时了解自己的孩子在校情况，并为家长参与学生的管理工作提供一条途径，由学生工作部门负责维护和信息收集。

9．学生就业管理系统

源数据来自数据中心，主要由就业指导负责人和学生工作部门负责维护，在部分授权的条件下，用人单位可以在规定的时间内调阅，用人单位决定录用毕业生，并签订协议书之后，可以将有关毕业生的基本信息复制到其人事管理信息系统，学校将毕业生的有关信息继续保留在数据中心，作为档案留存。如果出现工作改签现象，学生可直接通过网络向学校提出申请，根据正常手续办理派遣证改签事宜。

四、高职院校学生工作事务管理信息化建设的应用成效和展望

通过高职院校学生工作事务管理信息化系统的建立和应用，至少可以为各高职院校带来以下成就：

1．提高工作效率，转变观念，敢于创新

网络覆盖全球，通过信息化管理平台可以实时查询从学生到相关集体的各项信息，如某个学生在校期间受奖励或处分等情况；学生参加科技竞赛、文体活动、志愿者活动情况；在校期间的到课率、成绩及格率、教师评价等等。管理软件的运用让学生管理部门工作得心应手，快速地掌握和了解学生、班级、教室、寝室、系部的各项动态数据。改变了传统的工作方式，转变教学教育观念，敢于创新，依据数据可以有针对性地开展工作，大大提高了学校的工作效率。

2．使学生工作项目化、规范化、信息化

将学生工作作为项目进行项目化管理，提高了学校的学生工作管理水平，强化了内部管理，这样使高职院校的学生工作管理更加规范化，并且初步实现学生信息化管理。总之，软件的运用使系统各类用户随时掌握静态和动态的相关信息，作为学生管理部门可以依据软件所反映的信息马上做出反应。

3．实现信息资源共享

作为高职院校学生工作信息管理平台，将每个用户赋予权限，各部门都可以查询所需要的数据，在最大程度上实现资源共享，提高工作效率，使各部门之间的沟通更加便捷，使工作更富有挑战性。

参考文献

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