科研单位档案数字化建设的意义及措施论文
随着科研项目工作的稳步推进,大量的科研档案材料不断生成,科研单位档案数量不断增加,档案管理工作的任务越来越繁重。科研单位档案管理部门必须配合本单位科研事业的整体发展,为科研提供服务支撑。因此,科研单位档案数字化建设必须与时俱进,提到议事日程,纳入发展规划。
一、科研单位档案数字化建设的意义
档案数字化建设,主要是指建立档案的原件、原文、原貌的计算机储存系统,并围绕该系统建立起电子档案的检索系统,构成一个档案计算机存储、传输、检索、查询、复制、利用的良性运转体系。档案数字化建设不仅是必要的,更是迫切的,数字化建设必然成为今后档案管理的重中之重。
(一) 科研单位档案数字化建设有助于提高工作效率。在科研单位,一个科研项目研究成功并验收后,新生成档案的内容涉及方方面面,存档后还有可能被多次借阅利用,同时需要必要的日常维护。档案部门在档案管理、利用过程中,需要对科研档案进行详细的类别划分,需要分析各类档案的作用、使用频率、保存的需求,从而为日常的借阅和管理奠定基础。随着存储年限、重要程度、档案质量等方面的变化,档案文件还会继续产生相应的存档变动。这些细致和复杂的工作如果单纯依靠人工完成,不仅要消耗大量的人力、物力、财力,更会使工作效率受到影响,不能满足科研人员的服务需求。实施档案管理的数字化建设,能够将传统管理方式下繁琐的人工操作解放出来,用更加高效的方式推进档案管理。
(二)科研单位档案数字化建设有助于提升管理质量。
在人工管理档案的环境下,有的档案在查阅后并不是科研人员所需要的内容,还需要进行新一轮的相关查阅。档案的频繁使用和查阅会使原始文件逐渐损耗,甚至发生部分文件丢失的问题。而且在科研单位中,有部分档案应进行必要的保密。不仅档案管理人员要具备强烈的责任感,档案使用者也应具备责任意识。通过数字化建设,对档案的基本内容、保密程度、借阅人员予以记录,能够直接减少档案的损耗和泄密,使档案借阅更有针对性,日常维护也能根据档案的类别及时开展,从而使档案管理工作的质量产生质的飞跃。
二、科研单位档案数字化建设的措施
为了加速推进科研单位档案工作的数字化建设,档案管理部门应将数据库系统设计、标准化研究、安全防范措施作为建设的首要任务,尽快铺平数字化建设的道路,推动现有管理工作的转型。
(一)设计科学高效的数据库管理系统。数据库是档案管理数字化建设的基础,也是最重要的工作。数据库是系统数据的集合,其中既有档案本身的数据信息,也有档案管理过程中新生成的信息,所以数据库的设计应确保将档案管理中所涉及的环节全面体现,以使用便捷、管理严谨作为原则,防止数字化管理的漏洞出现。档案生成后应及时和数据库建立关联,档案管理人员要对新档案的主要内容、生成时间、保密级别、维护要求进行详细的登记,生成序列号。当数据库建立后,档案管理人员应当变革保存方式,形成以传统档案保存和数字化保存并举的管理方式,对档案实行扫描和着录,完成数字化存储,方便日后查阅。
(二)确立档案管理数字化建设的标准。数字化建设的进程中,科研单位传统的档案管理制度已经不能适应改革和发展的需求。在数据库设计以外,数字化建设还应从标准化制度的层面改革现有的管理工作,对数据库的类别、与科研单位数字化管理系统对接、新档案必须具备的内容、数字化档案的保存等确立明确的标准,使档案的收集、保存、使用应从数字化的角度获得制度保障。在标准化的支持下,档案管理工作能够减少不必要的工作程序,使科研单位上下协同一致,共同在新的管理标准下开展工作。
(三)制定数字化管理的安全防范机制。安全防范主要是对档案使用和管理的权限进行约定,以及相关的安全监控。随着档案内容的数字化存储,对于阅读档案的人员权限必须具有明确的划分。对不同安全和保密级别的档案,管理人员应从授权的角度予以规范。在必要的情况下,管理人员应通过档案文件加密、文件防写、网络监控等措施确保档案的安全,一旦发现问题,也能追根溯源。
科研单位开展档案数字化建设,既满足了科研单位现实发展的需求,又有利于单位长远规划的决策。科研单位只有克服困难,迎头赶上,与其他行业同步发展,才能适应社会和时代发展的需要,更好地为科研事业科学发展服务。
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